বেসরকারি মাদরাসার গভর্নিং বডি/কমিটির অন্যতম সদস্য ডিজি কর্তৃক মনোনীত বিদ্যোৎসাহী সদস্য । নিয়মিত কমিটির মেয়াদ শেষ হওয়ার কতদিন পূর্বে নতুন কমিটির গঠনের কাজ শুরু করতে হয় এবং বিদ্যোৎসাহী সদস্য পাওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় কি কি কাগজ পত্র ও তথ্য দরকার তা প্রতিষ্ঠান প্রধানের জানা না থাকার কারণে নির্ধারিত সময়ের মধ্যে বিদ্যোৎসাহী সদস্য প্রাপ্তি ঘটে না। ফলে নতুন কমিটি গঠন প্রক্রিয়া সময়মত শেষ হয় না। এর ফলে পূর্বের কমিটির মেয়াদ শেষ হওয়ার কারণে বিধিমোতাবেক পূর্বের কমিটির সভাপতির পক্ষে শিক্ষক কর্মচারীদের বেতন-বিলে স্বাক্ষর করার এখতিয়ার থাকে না । ফলে প্রতিষ্ঠানের শিক্ষক কর্মচারীদের বেতন ভাতা উত্তোলন সম্ভব হয় না এবং তারা ভোগান্তির শিকার হন ।
অনলাইন/ অধিদপ্তরের ওয়েবসাইট এ বিদ্যোৎসাহী সদস্য মনোনয়ন সংক্রান্ত প্রয়োজনীয় কি কি কাগজ পত্র ও তথ্য লাগবে তার বিবরণ প্রদান করা হবে এবং তা কখন কত সময়ের মধ্যে অধিদপ্তরে দাখিল করতে হবে তা জানিয়ে দেয়া হবে । সাথে সাথে সংশ্লিষ্ট শাখার কর্মকর্তার মোবাইল নং দেয়া থাকবে যাতে প্রয়োজনে না বোজা বিষয় নিয়ে তার সাথে শেয়ার করবে । অধিদপ্তরের ওয়েবসাইট প্রেরণ করা হলে সেবা গ্রহীতা ভিজিট ছাড়া ঘরে বসে সেবা পাবে। এতে ম্যানুয়াল পদ্ধতি তুলনায় কম খরচ,স্ময় ও ভিজিট এর মাধ্যমে সেবা পাবে ।