ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে হিসাব সংরক্ষণের ক্ষেত্রে বিভিন্ন ধরনের লেসার/রেজিস্টার ব্যবহার করা হয় উক্ত লেসার/রেজিস্টার লিপিবদ্ধ করার জন্য অনেক শ্রম ঘন্টা ব্যয় করতে হয়।এছাড়া এধরনের লেসার/রেজিস্টার সংরক্ষণের ক্ষেত্রে অনীহা প্রকাশ পায়।
প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তা,কর্মচারী ও শ্রমিকদের PF ও Gratuity হিসাব Payroll Software এর মাধ্যমে সংরক্ষণ করতে হবে। এই ধরনের হিসাব সংরক্ষণের ক্ষেত্রে লেসার/রেজিস্টার ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই। কর্মকর্তা, কর্মচারী ও শ্রমিকদের বেতন-ভাতাদি Payroll Software এর মাধ্যমে প্রেরণ করা হলে এবং Payroll Software মধ্যে PF ও Gratuity এর হিসাবের ফাইলের সহিত সংযোগ প্রদান করা হলে PF ও Gratuity ফাইলে উক্ত তথ্য গুলো স্বাভাবিক ভাবেই লিপিবদ্ধ হয়ে যাবে। ফলে এর জন্য ম্যানুয়ালি আর কোন কাজ করতে হয় না।