তথ্যের অপ্রতুলতা, অসম্পূর্ণ বা ক্রুটিপূর্ণ আবেদন, সংশ্লিষ্ট শাখা কর্মী কর্তৃক প্রাপ্ত আবেদন উপস্থাপন না করা এবং মধ্যস্বত্বভোগীর দৌরাত্বের কারণে প্লট/ফ্ল্যাটের হস্তান্তর, নামজারী ও শ্রেণী পরিবর্তনের আবেদন নিষ্পত্তিতে র্দীর্ঘসূত্রিতা তৈরি হয়। ফলে সেবা গ্রহিতার সেবা প্রাপ্তিতে সময়, যাতায়াত ও ব্যয় বৃদ্ধিসহ সরকারের রাজস্ব আদায় ব্যহত হয় এবং মন্ত্রণালয়ের ভাবমূর্র্তি ক্ষুন্ন হয়।
আবেদনের সাথে প্রদেয় কাগজপত্রের একটি চেকলিস্ট প্রস্তুত করে মন্ত্রণালয়ের ওয়েবসাইট, ফেজবুক পেজ এবং আবেদন গ্রহণের স্থলে টাঙিয়ে রাখার ব্যবস্থা গ্রহণ করা হবে। আবেদনকারীর আবেদনে মোবাইল নম্বর ও ই-মেইল নম্বর প্রদান বাধ্যতামূলক করা হবে এবং আবেদনে ক্রুটি পাওয়া গেলে তা আবেদনকারীকে অবহিত করা হবে। সচিবালয়ে সর্বসাধারণের প্রবেশ সহজসাধ্য নয় বিধায় সচিবালয় গেটে/গণপূর্ত অধিদপ্তর/জাতীয় গৃহায়ন কর্তৃপক্ষের ভবনে আবেদন গ্রহণ পয়েন্ট স্থাপন করা হবে। আবেদন প্রাপ্তির ক্রমানুসারে নথিতে উপস্থাপন করা হবে। স্থানীয় তদন্তের সময় নির্ধারণ করে তা মন্ত্রণালয়ের ওয়েবসাইটে, আবেদনকারীকে ই-মেইলে ও ফোনে অবহিত করা হবে। অনুমোদন পত্র ইস্যু করে তা ওয়েবসাইটে আপলোডকরণ ও ই-মেইলে অবহিত করা হবে।